Hans Uhrus, kommunikationskonsult vid Uhrvis AB, reste till Scanias redaktion i Södertälje och fick sig en funderare.
"Fortfarande finns det företag och organisationer som inte jobbar integrerat med sin kommunikation. Jag minns väl när jag jobbade för ett stort säljdrivet bolag. Vi säljare var alltid frustrerade över att marknadsavdelningen inte förstod oss säljare och vilket säljstöd vi önskade. I min värld bör marknadsavdelningen och försäljningsavdelningen ha ett gemensamt mål att attrahera kunder och öka försäljningen. Så var det inte där jag jobbade. Helt plötsligt på en kick off presenterade marknadschefen den nya flotta reklamkampanjen som inte hade mycket anknytning till den verklighet vi säljare kände att vi var i kontakt med på våra kundbesök. Den interna kommunikationen mellan marknadsavdelning och försäljning var dålig, för att inte säga obefintlig. ( I just det här fallet presenterades en påkostad stortavlekampanj, med ett budskap som inte var förankrat i säljkåren, och som säljarna inte kunde associera sig med. Säljarna hade under en lång tid efterfrågat en enklare broschyr eller produktbeskrivning, men den lyste med sin frånvaro från marknadsavdelningen.)
Beklagligtvis är detta inte ovanligt och på vissa ställen finns denna distans mellan olika avdelningar fortfarande kvar. Ännu tydligare blev det i bolaget då det vara aktuellt med en börsintroduktion. Då fanns det minst tre olika viljor och tankar på hur kommunikationen skulle drivas och hanteras; kapitalmarknadens krav och önskemål, säljavdelningens förväntningar samt marknadsavdelningens kampanjer mot befintliga kunder och en allmän extern målgrupp.
Rent logiskt borde det väl vara så att all kommunikation från bolaget har gemensamma mål, samstämmig bild av innehåll och önskan om uppnått resultat? Men allt för ofta är det en önskad bild som inte blivit realitet.
Hur skulle det bli om alla som jobbar med kommunikation, försäljning och kundkontakt anammade Scanias verksamhet på sin Newsdesk? Där har man samlat sin kommunikation runt ett fysiskt nyhetsrum som är navet i all deras kommunikativa vardag. Rummets väggar är täckta med whiteboards som är fyllda med små lappar med idéer på kommande kommunikation, pågående aktivister och mer komplexa kommunikationsaktiviteter. Det är slående hur överskådligt allt är och alla i kommunikationsgruppen (som består av cirka 25 personer) har god kännedom om vad som är i görningen och vad som ligger planerat framåt. När något projekt eller aktivitet inte följer tidsplanen eller stöter på problem så framgår det tydligt med färgmarkeringar. Och man kan snabbt resursförstärka för att lösa det.
Scanias erfarenheter är att de blir tydligare i sin kommunikation, att arbetet löper på snabbare och att mer material publiceras.
Men vad skulle ske om man tar detta ytterligare ett steg? Lek med tanken att flera aktiviteter i företagets verksamhet integreras i den virtuella redaktionen. Genomför korta, 10-minuters, möten varje morgon där alla på kommunikationsavdelningar deltar, men även hr, finans, reklam och produktutveckling och andra delar av företaget är med. Alla får träna upp förmågan att extremt kortfattat dela med sig av nyuppkomna utmaningar, nya idéer och kort information om vad som kommer att ske. Därefter kan man välja ut vilka aktiviteter som är prioriterade och var man kan ha hjälp av varandra. Ännu så länge finns det inget it-stött verktyg eller stöd som överträffar det fysiska mötets fördelar. Och i detta fall den extrema överskådlighet som whiteboardens tavlor ger.
Det är ett nytt sätt att tänka runt kommunikation och arbetsmetoder. Kommer olika mellanchefer att känna sig hotade av att deras ”revir” blir reducerat? Ser man problem med att samlas varje dag? Var ska rummet finnas? Hur gör vi om man inte är på plats just vid tiden för genomgången? Eller kommer fler att följa det goda exemplet från Scania och ta det ett steg till?
Tänk vilken samhörighetskänsla man får genom att snabbt träffas varje morgon runt en gemensam agenda. Vilket ökat engagemang det blir då man förstår vad kollegorna sysslar med. Och vilka nya idéer och förslag som kan växa fram som lyfter både individen, avdelningen och hela företaget.
Vilken organisation blir första att ta steget mot effektivare och mer integrerad kommunikation och verksamhet?"
Hans Uhrus, kommunikationskonsult

Rolf van den Brink
DO JOBB
Sveriges åkerinäring är en av landets största och mest betydelsefulla näringar, en motor för hela näringslivet som säkerställer att varor och tjänster når fram varje...
AcadeMedia är det största oberoende utbildningsföretaget i norra Europa med verksamheter i Sverige, Norge, Tyskland, Nederländerna, Storbritannien, Polen och Finland. Bolagets storlek skapar trygghet och ger...
Är du en skicklig skribent med djup kunskap inom hållbarhetsrapportering och redovisningstekniska detaljer? Brinner du dessutom för kommunikation så kan det här vara rollen för...