Efter att avtalstiden med it- och kommunikationsbyrån Consid löpte ut valde Sjöfartsverket att testa en ny typ av upphandling. Sjöfartsverket valde att vända på processen och att själva sätta priserna för att få till en mer attraktiv upphandling baserad på kvalitet och anbuden anonymiserades. Resultatet blev fler anbud än tidigare och inga överklagande.
– Istället för att kolla på vem som erbjuder lägst timpris bestämde vi oss för att själva sätta priserna. Sedan bjöd vi istället in intresserade byråer att lämna ett arbetsprov. På det sättet undviker vi att någon byrå prisar sig in sig. Här väljer vi de byråer vars arbetsprov vi anser är bäst, säger Niclas Härenstam, kommunikationsdirektör på Sjöfartsverket och fortsätter
– Vi ville undvika att byråer anger låga timpriser. Tyvärr är erfarenheten att då drar timmarna i väg. Tanken med detta är att budgeten förblir densamma men att hitta byråer som kan göra jobbet mer effektivt. De (byråerna) får mer per timme än vi har betalat tidigare men slutsumman blir densamma. Det återstår att se om tesen håller.
De uppskattade volymerna per delområde, räknat på fyra år uppgår till:
pr och strategiska kommunikationstjänster, 2 000 000 kronor
grafisk produktion, 1 600 000 kronor
tidningsproduktion, 4 000 000 kronor
produktion av rörligt material, 5 800 000
takvolymen per respektive delområde uppgår till 175 procent av de uppskattade volymerna (totalt 23,5 miljoner kronor).
Rud Pedersen, Usify, Rubrik och Byn var byråerna som gick vinnande ur upphandlingen.
De nya byråsamarbetena innebär ett nytt arbetssätt för Sjöfartsverket som tidigare arbetat med en enda byrå (Consid) för kommunikationstjänster.
– Tanken var tidigare att få stordriftsfördelar, med en byrå som känner oss. Det fungerade till viss del men med stordriftsfördelar kommer också stordriftsnackdelar och byrån riskerar att bli medelmåtta på allt snarare än spetsig på vissa tjänster.
Nu söker Sjöfartsverket spetskompetens.
– Nackdelen är att vi nu har fyra byråer som ska koordineras. Rud Pedersen, som är vår nya pr- och strategiska byrå blir också leadbyrå som får övergripande ansvar att koordinera arbetet.
Var ni missnöjda med Consid?
– Samarbetet har till viss del fungerat väl under flera år. Tidningsdelen, det rörliga och grafiska arbetet har fungerat bra medan pr inte har fungerat.
Den nya upphandlingsmodellen genererade totalt 30 anbudsgivare.
– Jag tar det som ett kvitto på att vi gjorde läxan i form av en marknadsundersökning och hamnade rätt prismässigt. Tittar vi på byråerna som har lämnat anbud så har vi kanske inte lockat de allra mest exklusiva byråerna men de byråer vi har valt är välrenommerade och duktiga.
Niclas Härenstam är positiv till utfallet hittills men noterar att någon utvärdering först kan ske om cirka ett halvår.
– Jag rekommenderar kollegor att testa detta. Det ger en helt annan styrning på utfallet där vi själva har satt kriterierna vi bedömer på och slipper priskomponenten. Det gör det också svårare för byråer att överklaga, vilket hör till det vanliga, eftersom det är vår subjektiva bedömning av vilka byråer som presterat högst kvalitet i arbetsprovet.
Niclas Härenstam lägger till:
– Självklart har vi varit tydliga och noggranna i vår utvärdering där fyra oberoende personer har analyserat samtliga anonymiserade anbud.
Vad tar ni med er framåt i kommande upphandlingar?
– Det återstår att se. Avtalet sträcker sig två år med option om ytterligare två år. Det känns bra hittills.
Alex Mörén
alex@dagensopinion.se
Dela inlägg
Utvalda kategorier
Rolf van den Brink
DO JOBB
Inga lediga jobbannonser.