DEBATT. Det brister i den offentliga sektorns förmåga att handla upp filmproduktion och det påverkar kommunikationseffekten negativt, påpekar Magnus Josephson upphandlingsjurist och Ehsan Nasari vd för filmbyrån Populate, i ett debattinlägg.

Inom offentlig sektor efterfrågas filmtjänster alltmer som ett verktyg för kommunikation internt och till medborgarna. Bakgrunden är givetvis att våra medievanor snabbt har förändrats. Konsumtion av film och rörliga medier har blivit ett allt vanligare sätt att kommunicera. Märkligt nog ser vi dock ett litet intresse av att kommunicera med dem som faktiskt ska göra filmerna, produktionsbolagen, inför upphandlingar. Detta leder till sämre upphandlingar av filmtjänster och avtal som inte ger rätt effekt för kommunikationen.
Konsekvensen av bristerna blir i värsta fall att en stor del av de pengar som investeras i filmtjänster inte leder till önskat resultat.

Att upphandla filmtjänster är svårt. Dels på grund av att det är en komplex och ”mjuk” tjänst, vilket innebär att den är mer svårdefinierad och oförutsägbar, och dels på grund av den snabba förändringstakten på marknaden. Denna artikel syftar till att visa hur upphandlingarna kan göras med bättre resultat vad gäller kvaliteten på slutprodukten.

Vilka är då de vanligaste bristerna i förfrågningsunderlag vid filmupphandlingar?
* Förfrågningsunderlag som saknar krav på viktiga kvalitetsparametrar. Konsekvensen blir att beställarna köper in filmtjänster som inte ger önskat resultat vilket givetvis måste anses vara en allvarlig kvalitetsbrist. Denna brist leder också till att de leverantörer som kan leverera hög kvalitet avstår från att lämna anbud, något som påverkar konkurrensutsättningen negativt. Naturligtvis ökar även risken för överprövningar.

* De allra flesta upphandlar filmproduktion istället för det mer relevanta begreppet ”samarbetspartner för kommunikationstjänster inom film och rörliga medier”. En samarbetspartner ska kunna leverera kommunikation med hjälp av film till målgrupperna, enligt de krav och behov som organisationen har. Den ska ha relevant erfarenhet och kompetens för att de övergripande målen med upphandlingen ska kunna uppnås. Genom att ha detta som en utgångspunkt får man mer relevanta ingångsvärden i kravprocessen.

* För stort fokus på själva filmproduktionens innehåll i förfrågningsunderlagen. Oftast saknas det relevanta krav på leverantörernas kompetens inom viktiga områden som exempelvis stöd till beställarna under kravställningsprocessen (brief), kompetens inom storytelling, spridning och distribution, tillgänglighetsanpassningar och förvaltning av producerade filmer. Samtliga delar är väsentliga om man vill få bra kommunikationsresultat via film. De går inte att utelämna i utvärderingen av leverantören.

* Priset viktas för högt i förhållande till kvalitet. Timpriset är oftast irrelevant eftersom majoriteten av beställningsfilmprojekt görs som fastprisprojekt. Det finns inget givet pris på ett projekt då varje köpare har sina förutsättningar för projektet såväl målmässigt som budgetmässigt. Ur prissynpunkt är det viktigare att upphandla en leverantör som har en bra budgetprocess. Därutöver behövs erforderlig erfarenhet och kompetens för att kunna hjälpa beställaren att gå från ”behov till effekt” inom projektets ramar. Det handlar om att hjälpa beställarna med att utnyttja sina resurser och förutsättningar på ett effektivt sätt.

* Det finns goda möjligheter att inom ramen för nya LOU involvera leverantörer i arbetet med framtagning av ett förfrågningsunderlag. Man kan också använda sig av RFIer (Request for information) och externa remisser för att få feedback på förfrågningsunderlag. Väldigt sällan används dessa möjligheter av upphandlarna. Genom att förbättra dialogen med marknaden ökar beställarnas förutsättningar att köpa filmtjänster på rätt sätt. Detta är en mycket viktig del i de kommunikationsansvarigas arbete inför en upphandling för att skapa bättre kommunikationseffekt, mer effektiv utnyttjande av resurser och sannolikt även mindre överprövningar.

 

Magnus Josephson upphandlingsjurist, rådgivare i offentliga affärer

Ehsan Nasari, vd filmbyrån Populate